第一章 总 则
第一条保守党和国家秘密，是关系到党和国家安全、人民利益的大事，是每个共产党员、国家干部和工作人员的神圣职责，是每个公民应尽的义务。
第二条 机要件是指上级党委部门通过机要渠道下发的各类文件、电报、刊物、资料等，按照密级程度分为密级文件和非密级文件，其中密级文件分为绝密、机密和秘密三种，非密级文件分为不予公开，主动公开以及未注明是否公开但仍不能公开等种类。按照来源分为如下几种，一种为四川省机要局投递的机要邮件，一种为四川省教育厅要求学校专人收取的机要文件或密码电报以及政府其它部门要求收取的机要文件，一种为校内其他单位通过校外参会、科研交流等方式获取的密级文件等。
第三条 党委办公室是学校机要件的主要管理部门之一，党委办公室机要科（保密办）具体负责学校机要件的收发、传阅、管理和清销等工作。
第四条 为规范学校机要件的管理和使用，确保机要件传递安全、无误和高效，根据中共中央办公厅、四川省委办公厅有关文件精神和《西南交通大学密级文件管理规定》，特制定本办法。
第二章 机要件的签收及处理
第五条 从四川省机要局收取机要邮件时，首先检查邮件是否完好，并按照机要编号逐一清点和核对，确认无误后在“机要邮件投递单”上签收并加盖学校机要收文专用章；然后，将机要邮件按接收批次和机要编号在“党委办公室机要邮件收发登记表”上逐一登记，最后通知相关单位机要人员前来签领或者送相关单位机要人员签收。
第六条 党委办公室机要人员到四川省教育厅及其他政府部门领取机要文件或密码电报时，应按文号清点和核对，确认无误后签收，回校后立即处理。
第七条 校内其他单位通过校外参会、科研交流等方式领回学校并交给党委办公室的密级文件，应立即按机要文件处理程序予以处理。
第八条 通过以上三种形式收到机要件后，均应立即在文件上加盖“西南交通大学收文专用章”并编号，同时在“党委办公室机要文件收发传阅登记本”上逐一登记。
第九条 登记完毕后，将每份机要件附上“西南交通大学机要文件处理单”，呈送党委办主任阅文并提出拟办意见，再根据拟办意见呈送相关校领导阅批或直接送相关单位阅办或存档。
第三章 机要件的传阅及保管
第十条 党委办公室在犀浦校区综合楼设有一个机要室，专门用于机要件的处理、阅文、保管等工作。机要件只能在办公室处理，不得带回家中或公共场所处理，必须使用密码保险柜存放。
第十一条 机要件长距离领取或传递过程中，必须使用机要交通。在校区内传递机要件，必须与送达单位机要人员完善交接手续。
第十二条 送领导阅批的机要件，须实时跟踪文件状态，实时登记领导批示内容，当天没有阅完的须取回机要室保管。
第十三条 需二级单位阅办的机要文件，须单位负责人到机要科办公室阅处。
第十四条 校内其他单位因工作需要借阅密级文件，如属阅文范围内的，可直接办理借阅手续；如属阅文范围外的，需经党委办公室主任批准后再办理借阅手续，并在规定时间和地点阅文。
第十五条 密级文件原则上不准复印，确因工作需要复印的，需填写《西南交通大学涉密载体制作（复印）准制证》（见附件四）并呈党委办主任批准，然后报保密办批准后复印。密级文件的复印件等同于原件管理。
第四章 机要件的清退、归档和销毁
第十六条 每年从四川省教育厅办公室领取的密级文件，按照要求在次年4月前办理清退手续。
第十七条 除到四川省教育厅清退以外的当年办理完毕的机要件，按要求在次年6月份前送交档案馆归档。
第十八条 不需要清退、归档的机要件，统一登记造册，经党委办主任批准后每学期定期由机要科（保密办）销毁。
第十九条 校内其他单位需销毁的机要资料，由相关单位登记造册，经单位主管批准后随机要科（保密办）定期销毁，相关单位自行保留销毁凭证。
